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Gerenciamento de voluntários em tempos de isolamento social
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Gerenciamento de voluntários em tempos de isolamento social

Gerenciamento de voluntários em tempos de isolamento social

20/08/2020
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Durante a pandemia muitos dos ainda não engajados despertaram para o voluntariado por meio da solidariedade. Quem estava de fora e por fora do tema aderiu e apoiou principalmente com doações. Enquanto isso, voluntários que já atuavam em organizações, hospitais e projetos foram afastados de suas atividades presenciais.

Quem tem um coração voluntário e já atua, certamente encontrou formas de ajudar, mas como garantir a conexão com a organização, hospital e causa que já atuava de forma contínua? Como fidelizar e manter o brilho nos olhos dos voluntários que foram afastados de suas atividades em tempos de isolamento social?

Lideranças e coordenadores dos Programas de Voluntariado têm hoje o grande desafio de reinventar seus programas, estratégias e oportunidades de ação, muitas delas, com as questões de segurança, realizadas a distância ou on-line. Quais as estratégias e ferramentas em situação de crise? É preciso investir na comunicação com os voluntários.

Comunicação realizada de maneira suficiente, eficiente e com qualidade para manter os voluntários animados, fidelizados e comprometidos. Muitas organizações replanejaram toda a maneira de se comunicar com seus voluntários, criando canais de mídias sociais, estimulando e promovendo formações e debates temáticos on-line.  Alguns realizam encontros das equipes que tenham afinidade pela área de atuação dentro da organização e ainda, utilizam os saberes e talentos dos voluntários como agentes inspiradores e influenciadores para todo o time do programa de voluntariado.

Mas será que basta começar a enviar e-mails e criar grupos em aplicativos? Seguem aqui algumas questões importantes e que não podem ficar esquecidas no dia a dia da gestão e da comunicação dos programas de voluntariado, principalmente em situações de crise:

  • Conheça bem seus voluntários: saber para quem se vai comunicar e o que se quer alcançar com essa conversa faz toda a diferença. As pessoas gostam de se sentir especiais, únicas. Divulgue, mas não se esqueça de interagir, de trocar, de ouvir. Avalie e reavalie para buscar a melhor ferramenta, a sinergia, interesses e necessidades comuns. E ainda, antecipe as possíveis dúvidas, pré-conceitos e preconceitos a respeito. Crie uma relação de muita confiança.
  • Gere um conteúdo relevante: voluntários querem ouvir boas histórias e que agreguem valor ao seu voluntariado e a sua vida. Compartilhe informações e orientações com clareza, originalidade e muita criatividade. Envie mensagens descontraídas e otimistas. Compartilhe conteúdo que gere orgulho e alegria para quem faz parte do programa de voluntariado. Use personagens, as histórias e depoimentos de seus voluntários. Transparência e ética são palavras de ordem, mas isto não significa que as orientações tenham que ser compartilhadas de maneira complicada!
  • Escolha ferramentas de comunicação adequadas: hoje em dia um clic e qualquer pessoa se desconecta de quem ou daquilo que não a interessa! Tem muita aceitação o uso de imagens, áudios (podcast) e vídeos rápidos. Use as mídias sociais e aplicativos: eles são muito eficientes, desde que o banco de dados dos voluntários esteja atualizado e que haja um treinamento para que todos possam participar. Use ferramentas que auxiliem na gestão do programa e no monitoramento, avaliação e reconhecimento dos voluntários

Talvez em um futuro bem próximo o tema do voluntariado esteja no dia a dia: na comunicação, em prosas informais, artigos, materiais didáticos, nas pautas e nas telas das TVs e das rádios. Não só para demandas emergenciais, situações de desastres, crises como as que estamos vivendo com a pandemia do coronavírus, que geram essa comoção e desejo de ajudar, mas para as práticas corriqueiras e contínuas de gentileza, empatia, solidariedade e cidadania.

Só com programas de voluntariado estruturados, com presença de uma liderança dedicada, estratégias na gestão e na comunicação e principalmente, com voluntários bem preparados e formados que há impacto e transformação com a ação!  Serão esses programas organizados que vão conseguir, apesar do isolamento social, manter seus voluntários.

O Programa de Voluntariado Sabará estruturou toda a sua estratégia de comunicação quando os mais de 100 voluntários foram afastados de suas atividades presenciais dentro do Hospital.  Além de uma comunicação assertiva, a clareza do cuidado com cada um deles e a preservação da saúde, criou-se com essa comunicação um ambiente de confiança e troca.

O isolamento social, com cada um em sua casa, passou a ser uma oportunidade de reciclagem e de troca de experiências.  Encontros on-line com os voluntários, sugestões de leituras e vídeos para posterior debate estão sendo experiências preciosas para todos da equipe de gerenciamento assim como para os voluntários. O bem estar dos voluntários é uma das prioridades do Programa de Voluntariado Sabará e manter esse contato direto com os voluntários por meio de reuniões on-line, mesmo através de uma tela de computador, garante o vínculo e o cuidado com cada um deles.

As escutas e avaliações comprovam o quão benéfico são esses encontros, principalmente para os que moram sozinhos, pois foi e é a única forma de se contactar com o mundo além da porta de suas casas. Tem sido também um momento ideal para reciclagens e novos aprendizados de temas ligados ao trabalho realizado com as crianças e adolescentes que são atendidas no Sabará Hospital Infantil.

As reuniões além de serem um momento de descontração, tem por objetivo acolher de forma verdadeira os voluntários que tiveram esse rompimento temporário de suas atividades e do contato com o público. O trabalho de alguns voluntários passou a ser a distância, com a produção de brinquedos e jogos para doação no Hospital, realizada pela equipe de enfermagem.

O Programa de Voluntariado Sabará providencia e envia os materiais necessários para essa produção. A chegada desses kits de surpresas durante a internação no hospital faz total diferença na permanência das crianças no ambiente hospitalar. Chegam para aquecer o coração com muito amor e empatia, e demonstrar que os voluntários seguem de alguma maneira presentes. Acontece também a confecção de máscaras doadas aos cuidadores do hospital, com mensagens de otimismo e agradecimento para quem está na linha de frente para garantir saúde.

O cenário mundial que estamos vivenciando traz um grande aprendizado para os Programas de Voluntariado:  há que se preparar para situações adversas, crises e ter sempre uma comunicação verdadeira e transparente com todos os voluntários. Comunicar e falar de voluntariado e para voluntários é resgatar a própria condição de sermos humanos e cuidarmos de nós mesmos, uns dos outros e do nosso planeta! Cuide-se. Fique em casa.

Por Caroline Sanches, coordenadora do Programa de Voluntariado no Sabará Hospital Infantil e Silvia Maria Louzã Naccache, consultora e palestrante na área de voluntariado e desenvolvimento sustentável.

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Caroline Sanches

Caroline Sanches

Coordenadora do Programa de Voluntariado no Sabará Hospital Infantil

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